Hizmet nedir? Hizmet, maddi bir niteliği olmayan, alım satımı mümkün, belirli bir fiyatı olan ve fayda sağlayan soyut bir iktisadi faaliyet olarak tanımlanabilir.

Çeviri Hizmeti nedir? Çeviri hizmeti, maddi bir niteliği olmayan, alım satımı mümkün, belirli bir fiyatı olan ve bir dilden bir başka dile çeviri şeklinde fayda sağlayan soyut bir iktisadi faaliyet olarak tanımlanabilir.

Çeviri hizmetinin ana faaliyet alanı nedir? Bir dilden bir başka dile sözlü ya da yazılı çeviri olarak yapılan eylemlerin bütünüdür.

Sözlü çeviri için gerekli unsurlar nelerdir?

• Çevirmen
• Bir kaynak dil konuşanı
• Bir hedef dil dinleyicisi
• Gerekmesi halinde, diğer teknolojik donanım (kulaklık, mikrofon, kabin vb.)

Yazılı çeviri için gerekli unsurlar nelerdir?

• Kaynak dilde yazılı belge
• Çevirmen
• Gerekmesi durumunda CAT araçları

Orta büyüklükte bir çeviri işletmesi nasıl yapılanır?

Her hizmet işletmesinde olduğu gibi orta büyüklükte bir çeviri işletmesi de (15.25 kişi) kurumsal yapılanmaya gitmek ihtiyacındadır. Piyasada ihtiyaç duyulan çeviri hizmetini sağlayabilmek için aşağıda sayılan organizasyon sanırım yanıltıcı olmayacaktır. 15.25 kişi aralığını koyarak bir tanım yapmış olmakla birlikte, kanımızca birden fazla kişinin yer aldığı bir şirketleşmede kurumsal yapılanma ve bunun ilkelerini en baştan belirlemek gerekir. Hele ki bu yapılanma ortaklık biçiminde ortaya çıkıyorsa tüm kurumsal ilkelerin en baştan saptanması ve kararlaştırılması ileride ortaya çıkacak anlaşmazlıkları daha en başından önleyecektir.

1. Pazarlama Organizasyonu: Kurumsal çeviri ihtiyacı olan işletmelerle temasa geçerek olası çeviri ihtiyaçlarını saptamak, fiyatlandırmak ve teklif olarak sunmak.

Pazarlama organizasyonu içinde yer alacak personelin çeviri süreçlerinin tüm aşamalarını öğrenmesi ve bunu pazarlanabilir bir ürün olarak tanımlaması ve müşteriye sunması bu organizasyonun temel amacıdır. Çeviri işletmesi Bir belgenin A dilinden B diline çevirmenin, çeviri sürecinin sadece bir parçası olduğunu bilir ve Pazarlama Personelinin eğitimini bu şekilde planlar ve uygular.

2. Satış Organizasyonu: Pazarlama bölümü tarafından şirkete kazandırılan müşterilerin çeviri işleri ile ilgili projelerini proje bazında fiyatlandırmak, tekliflerini hazırlamak ve proje yöneticilerine aktarmak.

1.2. Pazarlama ve Satış: Tanımını yaptığımız 15.25 kişilik şirketler bir yana çok daha fazla kişi çalıştıran şirketlerde dahi Pazarlama ve Satış organizasyonlarının iç içe geçtiğini görebilmekteyiz. Çeviri işletmelerinde de durum çok farklı değildir. Satış için oluşturulan organizasyon pazarlama görevlerini yapmakta ya da pazarlama için oluşturulan organizasyon satış operasyonlarına bakabilmektedir. Kanımca bu tür bir iç içe geçme başlangıçta personel sayısında tasarruf olarak görülse de nihayetinde organizasyonun temel amacına da ters düşmekte ve uzun vadede verimi azaltmaktadır.

3. Proje Yönetimi: Onaylanan projelerin çeviri sürecine hazırlanması, çevirisinin yapılması, redaksiyonunun yapılması, isteniyorsa saha uzmanı tarafından gözden geçirilmesi, tamamlanan çeviri hizmeti sonrası sayfa düzenlemelerinin yapılması, projenin teslimi ve faturalandırılması ile yukarıda sayılan görevleri yapacak olan çevirmen, redaktör, sayfa tasarımcısı gibi tedarikçilerin hangi işi ne zaman yapacaklarının organizasyonu.
4. Tedarikçi Yönetimi: Çeviri, redaksiyon, sayfa tasarımı görevlerinin yapılabilmesi için ofis içi ve ofis dışı insan kaynağının temin edilmesi. Türkiye’deki çeviri işletmelerinin en büyük sorunlarından birinin yasal zeminde çalışan kayıtlı çevirmen bulabilmek olduğunu söylemek fazla yanlış olmayacaktır. Bu konun hem vergi boyutu hem de ücret boyutu hem işletmeyi hem de çevirmenin kendisini zorlamaktadır. Çevirmenliğin bir meslek olarak yasal zeminde tanımının yapılaması bu zorluğu ortadan bir nebze kaldırabilir şeklinde görüşler var ancak kişisel olarak çok da umutlu değilim.
5. IT Yönetimi: E-Posta, web sitesi, bilgisayar ve sunucu bakım onarım ile kullanılan yazılımların güncellenmesi ile ilgili güncel işler yanında sürekli gelişen çeviri teknolojilerinin firma adına takip edilmesi, yöneticilerin bilgilendirilmesi.
6. Mali Yönetim: Yıllık bütçenin hazırlanması, bölüm hedeflerinin saptanması, gelir gider dengesinin hazırlanması, gerçekleşmelerin izlenmesi ve bütçe gereklerinin yerine getirilmesi için gerekli tedbirlerin alınması, vergi, sigorta vs. yükümlülüklerin yasal mevzuata uygun yapılmasının temini
7. İdari Yönetim: Yukarıda sayılan bölümlerin koordinasyonu.
8. Kalite Yönetimi: Satış sonrası müşteri memnuniyeti ölçme ve değerlendirmenin modern hizmet işletmeciliğinde en önemli fonksiyonlardan biridir. Çeviri sektöründe de kalitenin fiyat üzerindeki en belirleyici unsur olduğu düşünülürse bir çeviri işletmesinin bu yapılanmaya gitmesi kaçınılmazdır.
9. Dosya ve Bellek Yönetimi: Dosya Yönetimi daha ziyada Proje koordinatörlerinin yan işi, Bellek Yönetimi de kıdemli editörlerin yan işi olmakla birlikte, Kalite Yönetiminin etkinleştirilmesi açısından ayrı bir yapılanma olarak ele alınması ihtiyacı her geçen gün artmaktadır. Piyasada bulanabilen bazı Çeviri Projesi Yönetim yazılımları bu ihtiyaçların bir kısmını karşılamaktadır. Hem yazılı hem sözlü çeviri modellerini kapsayan bir Proje Yönetim Modeli bulunmamaktadır.

Teorik ve ders niteliği taşıyan bu sıkıcı kısımdan sonra “biz bir çeviri şirketini kaç paraya kurarız?” sorusunun fantezi bir yanıtı aşağıda şekilde verilebilir mi? Tamamen hayal ürünü olan aşağıdaki senaryo biraz da eğlence amacıyla kaleme alınmıştır.

Bir Çeviri Şirketi Kurmak?

Bir çeviri şirketi kuruluşu ile ilgili 2015 yılı rakamları ile konuşursak aşağıdaki rakamlar çok da yanlış olmayacaktır. Burada çeviri işletmeciliğinin kurumsal bir kimlikte olması gerektiği varsayımı ile “Çeviri Şirketi” terimini kullandık. Çeviri Şirketi/Bürosu/Ofisi/Ajansı, ne isterseniz önünüzde yasal bir engel yok.

Çeviri Şirketi işletmeciliği yapabilmek için gerekli unsurlar:

• Fiziki ofis (min. 50 m2.) : ₺ 1,500.00 (aylık)
• Asgari 2 kişi (çevirmen ve redaktör) : ₺ 5,000.00 (aylık)
• 2 adet bilgisayar : ₺ 3,000.00 (bir seferlik maks. 3 yıl)
• 1 adet sunucu : ₺ 10,000.00 (bir seferlik maks. 5 yıl)
• 1 adet printer : ₺ 500.00 (bir seferlik maks. 5 yıl)
• Masa, koltuk, kırtasiye : ₺ 2,000.00 (bir seferlik maks. 5 yıl)

Toplam açılış masrafı kira depozitosu dahil maaşlar hariç TL.8,500.00 (İlk aşamada sunucu masrafı bir süre ertelenebilir.)

Diğer gereksinimler

• Web sitesi : ₺ 1,000.00 (bir seferlik)
• IT destek (e-posta/web, vs.) : ₺ 500 (aylık)
• Muhasebeci : ₺ 500 (aylık)

Tek seferlik masraflar sonrası aylık sabit masraf dökümü

• Maaşlar : ₺ 5,000.00
• SSK ve Vergiler : ₺ 2,500.00
• Kira : ₺ 1,500.00
• Muhasebe ve IT : ₺ 1,000.00
• Elektrik/su/doğalgaz/telefon/internet : ₺ 1,000.00

İki kişilik bir ofis için aylık sabit masraf ₺ 11,000.00

Böyle bir senaryoda sözcük ücreti olarak ₺ 0.15 ücret alındığını varsayarsak sadece masrafları çıkarmak için yaklaşık 75 bin sözcük ya da 450,000 karakter çeviri yapılması gerekiyor. Bu da 30 gün/adam eden bir maliyete denk düşüyor. Dolayısıyla 2 kişilik bir ofiste 2*22 = 44 iş günü olduğunu düşünürsek geri kalan 14 iş günü de işletme hanesine kâr olarak yazılacaktır.

Bu kârı elde edebilmek için

1. İş akışının süreklilik arz etmesi
2. Doğru fiyatlamayı bulabilmek
3. Pazarlama/satış maliyetlerinin sıfır olması yani 2 kişilik bu işletmede çalışanlar aynı zamanda pazarlama/satış faaliyetlerini de yürütüyor durumda olmalılar.

Yukarıda sayılan 3 maddenin gerçekleşmesi elbette ki her yeni (eski) çeviri şirketinin rüyasını süsleyen bir durum. Eliniz iş kaynar; yaptıracak serbest çevirmen bulamaz iken yeni projeler için aranırsınız, üstüne bir de indirim istenir ya da tam tersi durumda 3 gün peş peşe 200 sözcük / 1000 karakter iş yapıp eve dönemezsiniz.

Çeviri Şirketi İşletmeciliğinin ilk yılları biraz zordur. 2 kişi ortak olarak kurduğunuz bu çeviri şirketinin 5 sene sonunda 10 kişilik bir işletme haline geldiğini ve hangi bu dönemde sizleri nelerin beklediğini aktarmaya çalışalım.

• 2 ortak artık patron konumundadır. Ortaklardan biri pazarlama/satış ve müşteri ilişkileri ile uğraşırken, personel, proje, fatura, tahsilât, vergi gibi fani işlere ancak yetişebilmektedir. Bu iki kişinin hemen hemen çeviri yapacak vakti yoktur.
• Ofis artık büyümüştür. Daha büyük bir yere taşınılmıştır. Ortakların ısıtıcıda yaptıkları çay yerine çay servisi yapan biri işe alınmış ve temizlik işleri, gerekirse ofis boy işleri de bu eleman üstünden yapılır olmuştur.
• Gelen/giden telefon trafiği artmıştır. Çeviriye konsantre olması gereken elemanların verimini artırmak için zaman, bir sekretarya kurulması zamanıdır. Bu işleri yapması ve çevirmen grubunu idari açıdan desteklemesi yanında gelen giden müşterilere ve eş dosta sekreterimiz denen kişinin de istihdamı tamamlanmıştır.
• 10 kişilik ofisin ihtiyaçlarını karşılayan bir Proje Yönetim Sistemi satın alınmış ve 1 kişi bu sistemin kullanıcısı Proje Koordinatörü olarak atanmıştır ya da bu işler kör topal Excel dosyalarında 2 kişi tarafından ancak yetiştiriliyor ve takip ediliyor durumdadır.
• Sonuç olarak 10 kişilik bir ofisin en az yarısı çevirmen grubundan değildir ve üretimin içinde yer almazlar. 5 kişinin çalışması ile 10 kişinin geçinmesi yanında diğer masraflarında ödenmesi gerekmektedir. 2 ortak bir araba sahibidir ve her benzin zammı can yakmaktadır.

Bu senaryomuzu rakamlara aktaralım ve tabloyu görelim

• 10 kişinin maaş / sigorta / vergi giderleri – aylık ₺ 35,000.00
• 120-160 m2 ofisin kirası – aylık ₺ 5,000.00
• Araç masrafı benzin ve amortisman – aylık ₺ 5,000.00
• Elektrik/su/doğalgaz/internet/telefon – aylık ₺ 3,000.00
• 10 kişinin kullandığı bilgisayar / sunucu yazılım donanım kiraları ya da amortisman giderler – aylık ₺ 2,000.00

Toplam aylık giderler (yaklaşık) ₺ 50,000.00

Toplam aylık giderler ₺ 50,000.00 ise şirketin dönmesi için ₺ 50,000.00 gelir gereklidir. Yani her ay bu tutarda fatura düzenleyeceksiniz. Bu faturanın parasını tahsil ettiniz geç ettiniz ya da çok geç tahsil ettiniz, hiç fark etmez % 18 KDV’sini (₺ 9,000.00) paşa vergi dairesine ödeyeceksiniz. Paranız yokken bunu ödemek için bankadan kredi kullanacaksınız. Bunun takibi gerekli vs. Hesabınızı iyi yaparak iyi sonuçlar alacağınıza inanıyorum.